Bureau-cratie

Als bureaucratie de overhand krijgt, kan deze de gewone bedrijfsprocessen verstikken. Als we alles precies volgens de bureaucratische regels uitvoeren, met stiptheidsacties, kunnen we de tent wel sluiten.

Helemaal zonder bureaucratie kan niet, maar die moeten we wel tot een minimum beperken. Daarom is vaak tegengas nodig. Bureaucraten hebben immers vaak de neiging om de bureaucratie onnodig groot te maken. Bureaucratie moet in dienst staan van de maatschappelijke processen en niet andersom. Ook in de arbowereld.

Bureaucratie wordt vaak gebruikt om zich juridisch in te dekken. Te veel bureaucratie kan leiden tot schijnveiligheid: op papier is alles geregeld en het bureaucratische systeem is bevredigd, maar in de praktijk is het een puinhoop. Ook in arboland gebeurt dit helaas.

Te veel bureaucratie in arboland
Ik noem enkele voorbeelden van zulke overmatige bureaucratie in arboland:

• De formulieren waarmee kandidaat-certificaathouders (arbokerndeskundigen) zich voor het examen moeten aanmelden. Dat zijn zulke gedrochten dat de certificerende instelling tegen betaling trainingen aanbiedt om die kandidaten te leren hoe zij de formulieren moeten invullen. Dat slaat volkomen de plank mis en is in strijd met de arbeidshygiënische strategie om de bron aan te pakkend: de formulieren of – nog beter – de certificerende instelling zelf.
• Er is een toenemende tendens om risico-inventarisatie en -evaluaties (RI&E's) uit te voeren vanachter het bureau: verantwoordelijken vullen een papieren of digitale afvinklijst in. Zo wordt de RI&E een letterlijk bureau-cratische exercitie die in veel gevallen geen invulling geeft aan een goede diagnose van de gevaren en risico’s in de praktijk op de werkvloer.
• In sommige bedrijven moet voor ieder klusje een werkvergunning worden aangevraagd, ongeacht de omvang van de klus en de grootte van het risico. Dus ook voor activiteiten met geen of slechts een uiterst klein risico. Overbekend is Odfjell: op papier alles op orde, in de praktijk het tegenovergestelde.
• Bij een aantal bedrijven moet iedereen die het terrein op wil komen een poortinstructie volgen met een verplichte test. Ook als die bezoeker permanent begeleid wordt door een personeelslid (behalve bij toiletbezoek).

Een H-zin en signaalwoord toekennen
Als we te veel tijd en energie moeten steken in 'het dienen van de bureaucratie', lijdt de dagelijkse praktijk van de procesvoering daaronder. Overbekend zijn de schrijnende voorbeelden uit de zorg en het onderwijs. Medewerkers haken af, certificaathouders melden zich niet meer, bedrijven vluchten weg uit Nederland door veel te gecompliceerde en te lange vergunningsprocedures enzovoort.

De laatste tijd krijgen steeds meer mensen last van allergieën door blootstelling aan allerlei sensibiliserende stoffen. Ik merk dat ook ik steeds meer een allergie dreig te ontwikkelen, niet voor gevaarlijke stoffen maar voor bureaucratie: ik krijg er jeuk van. Laten we daarom aan (te veel) bureaucratie ook maar een H(azard)-zin toekennen en het signaalwoord 'Gevaar'. Dan weten we tenminste dat we daarvoor op moeten passen.

december 2024