Teveel informatie

Iedere keer verbaas ik mij erover dat op veel intranetsystemen van bedrijven karrevrachten protocollen en veiligheidsregels staan. Soms wel meer dan 1000 stuks.

Bij de introductie van nieuwe medewerkers wordt dan naar die homepage verwezen en wordt de medewerker letterlijk ‘het bos’ gestuurd. Hij zoekt het maar uit. Veelal is de zoekstructuur ook niet overzichtelijk en wordt het echt een opgave om de juiste informatie te vinden. In sommige bedrijven staan zelfs nog de conceptteksten van protocollen erop en kan het dus zijn dat over een onderwerp verschillende versies van de protocollen staan. Zoek het maar uit.

De gemiddelde medewerker van het bedrijf kan hier dan niet veel mee. De aangeboden informatie is overcompleet en overweldigend. Geen wonder dat deze systemen weinig effectief zijn. Wij gaan er als beroepsgroep van arbopropfessionals wel eens aan voorbij dat veel medewerkers niet zoveel met arbozaken (veiligheid en gezondheid) hebben. De medewerkers zijn gericht op hun werk, hun eigen professie en moeten dan zijdelings nog even kijken naar de veiligheidsaspecten. Ze willen daar kort en bondig en zeer concreet over geïnformeerd worden. Dus dan geen barrières tegenkomen als ontoegankelijke en onoverzichtelijke websites met eindeloos veel lange procedures.

Wat maakt dan toch dat die websites zo vol gestouwd worden met regeltjes. Is dat om zich als bedrijf in te dekken en dat we netjes (althans ‘op papier’) voldoen aan een arbomanagementsysteem of veiligheidsbeheerssysteem? Alles documenteren? Denken we daarmee de zaken echt geregeld te hebben en geeft dat een geruststellend gevoel ook al is er slechts sprake van een papieren werkelijkheid? Is het soms een neiging van veiligheidskundigen die liever niet echt op de werkvloer komen en dan maar van achter hun bureau hiermee hopen de dingen te regelen? Het werkt niet. Liever de medewerkers zelf zeer korte instructies laten opstellen in voor hen begrijpelijke taal; daarmee wordt dan tevens draagvlak verkregen en wordt daarnaar gehandeld. En daar ging het per slot van rekening om.

Nog twee voorbeelden

Bedrijfsnoodplannen. Dit zijn vaak dikke boekwerken, maar feitelijk niet bedoeld voor de medewerkers. Die laatste hoeven slechts de korte instructiebordjes te kennen die in de gangen hangen en hen in drie bullits aangeven wat te doen bij brand of ongevallen. Droevig is het te constateren dat bij zeer veel bedrijven de medewerkers als hen gevraagd wordt wat te doen bij brand, niet verder komen dan: de benen nemen of 112 bellen. Door niet het interne alarmnummer te bellen (dat kennen ze veelal niet) wordt de eigen BHV-organisatie gepasseerd. Overigens wordt steeds duidelijker dat de effectiviteit vooral zit in veel oefenen en niet in het regelen van instructies of dikke bedrijfsnoodplannen. 

Safety data sheets (SDS-en)

Er is nog nooit een tijd geweest dat er zoveel informatie beschikbaar is over gevaarlijke stoffen dan in de huidige tijd. Je hoeft maar de naam van een stof of het CAS-nummer in te vullen op Google en tal van SDS-en van die stof zijn beschikbaar. Netjes staan daar de verplichte 16 rubrieken ingevuld en als het een extended SDS (e-SDS) betreft zijn ook de blootstellingsscenario’s beschreven. Maar ook hier: overweldigend en veel te veel voor de gewone medewerker: soms tientallen tot honderdtallen pagina’s met tevens veel jargon. Feitelijk heeft de medewerker genoeg aan een zeer korte werkplekinstructie kaarten van die gevaarlijke stoffen waarin de belangrijkste gevaren, de maatregelen en hoe te handelen bij incidenten puntsgewijs beschreven staan (in bullits); een kwart of half A4-tje. Alle extra informatie maakt dat medewerkers het niet meer gaan lezen. 

Kortom: In der Beschränking zeigt sich der Meister.